第１１７回目「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」（リズ・ダベンポート）

＜ポイント＞

仕事の効率をよくする整理方法
日々の仕事を効率よく進める方法
将来の目標を達成するためにできること

＜対象となる人＞

机の上がちらかっている人
整理整頓に悩んでいる人
仕事の効率を上げたい人

＜Principle（面白いこと３点）＞

「管制塔」（スケジュール手帳）をつくり、そこにすべてを記載する
優先順位を決めるため、自分の優先基準を持つ
将来の大きな目標に対する計画も加える

この本に興味を持てば→

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仕事を効率的に行うには、効率的に行える環境が必要です。勿論、そんなことは分かっているのですが、実際の自分の環境はどうか。整理整頓が大事なのはわかっているが、それができていないのは、「いま実行するか、あとでやろうと考えているかの差」と、「やり方が分からない」というところでしょうか。この本を読めば、整理整頓のコツと、仕事の高利化だけでなく、将来の自分の目標達成にとっても重要なことが分かります。
本ブログの１２／３０の「だから片づかない。なのに時間がない。」（マリリン・ポール著）も参考にして下さい。
＜抜粋＞（かっこ内は私の意見）
（青（客観重要、まあ大事）、赤（客観最重要、すごく大事）、緑（主観大切、おもしろい））

０．まずは準備ステップ

空きスペースを作る
- １．泥沼にはならない
  - 古い資料は処分→必要なときに見つからないようなものなど、ないも同然。古い書類に関わっているより、新たに入ってくる情報を処理する方法を学ぶこと。
- ２．必要なもの
  - 箱：ダンボールで構わない
- ３．一時非難用の箱をつくる
  - 「すぐやるもの」「あとでやるもの」といったラベルをつけて、とりあえず入れておく。
- ４．保管箱を作る
  - 滅多に使わないが、必要なときのために取っておかなければならない書類や道具などを入れておく。小さな字で箱の中身をくわしく列記しておく（⇔どんな書類が入っているのか分かるようにしておく）
- ５．古いものの９５％を捨てる
  - 六ヶ月以上保存しているものの９５％は、じつはゴミ
  - 引出しを整理するときは、すべて外に空けてしまい、それから取っておくものだけを元にもどす
  - 古いものから始末する
  - ＜＜そう言えば、泉田さん（元船井総研）も、新しい情報が入ってくるので、メモに記載すれば捨てて良い（読み返す暇があれば次の本へ）、出会えなかった情報に意味はないといっておられました（12/28付けブログ「仕事を楽しむ（技術編）」）＞＞

自分でこなせる仕事を甘く見積ると⇒たくさんありすぎて「あとでやる」問題が場所を変えて生まれるだけ⇒「このなかで、一つしかやれないとしたら、どれをやるべきだろう？」＝優先順位をつける
本棚
- この一年間、一度も開いたことのない本は処分する

１．ステップ１　デスクをコックピットにする

仕事しようとデスクの前に座ったら、毎日、毎週、毎月、使うものがそれぞれあるべき場所になければならない⇔仕事の効率化
手近に置くのは毎日使うものだけ
四つの必須アイテム
- ４．要ファイルトレー
  - 「要ファイルトレー」が満杯になったらファイルする

２．ステップ２　毎日の「管制塔」を持つ

「管制塔」：毎日一つのレーダー・スクリーンを与えてくれる手帳のこと
レーダー・スクリーンでの記載事項
- 付記：アイデアなど
管制塔が必要な理由
- ３．きちんとした記録を持つ
何もかも全部を管制塔に書き込む

３．ステップ３　書類の“駆け込み寺”をつくる

用件の内容を必ず管制塔に書き込み、保留ファイルに入れたという印をつけてから保留ファイルに入れる⇔何も書かないで保留ファイルに文書を放り込むこと＝ゴミ箱に捨てることに等しい
保留ファイルに入れるルールを作る
土曜日にでも出てきて一日がかりでファイルを全部整理すればいいやなどとは思わないこと⇒そんな日は絶対に来ない

４．ステップ４　いま！決める

文書をどうしてよいかわからなかった理由：一つで全部をまかなえる整理方法をもっていなかったから→その文書の行き先が「場所」として明確でなかったから、いちいち行き先をつくってやらなければならなかった　＜＜確かに、行き先が分かっていれば、保管することも、探すことも簡単＞＞
魔法の質問：「自分がすべきことは何か」←どんな文書でもはじめて見たときに、すでにそれが何であるか９９．９％承知している。ほとんどの人は、それにどう対処すべきかが決められない。魔法の言葉で自問してみる。
「自分がすべきことは何か」がわかったら⇒それをやる時間を決めればいいだけ
「管制塔」でできる日を決めて「自分がすべきこと」を書き込み、文書を妥当なファイルに収めれば、それで終わり。
“あとで”を信じるにはやめる⇔“あとで”などというときは、存在しない

５．ステップ５　優先順位を見きわめる

計画通りに用件を全部終えられないことを前提に、わたしたちは使った時間に対して最大の“見返り”が期待できる用件に時間を割くようにする
「つねに優先順位を見きわめる」ステップをマスターすると、そうして時間の無駄や先延ばし癖による問題を防止できるようになる
優先順位を決める⇒自分の優先基準を決めなければならない⇔「一日が終わったとき、自分の目標に向かって本当に重要な仕事が遂行できているようにするにはどんな基準を使ったらよいのだろう？」
自分の目標に沿った優先基準を考えなければ、目標に近づくことはできない
優先順位のつけ方
- Ａ、Ｂ、Ｃの中で、１から順に番号をつけていく
割り込んでくる用件の８５％はまったくの時間の無駄でしかない
「管制塔」に書き込まれた“今日の用件”リストを見るだけで、その持ち主の１０年後が推測できる⇒リストに「ビジネスを維持すること」と「生き残るためにすること」だけしか書かれていなければ、十年後のあなたはいまのあなたと少しも変わらず、何かが変わることを期待するだけで、いまと同じことをしているに違いない→用件リストを「現状維持」だけの用件で埋めているから
リストに、慈善的な大きな活動やより大きな目標を目指すための用件など、いまのあなたよりスケールの大きな目標への一歩が含まれていたら、十年後のあなたは目標を達成して、いまとは違う、何か素晴らしいことをやっているだろう
わたしたちは大きな目標に向かって踏み出すのは、まだ時期尚早だとつねに思っている。しかし、いつまで待ってもはじめるべきときは現れない。
「生きていればいい」モードにとどまっていたら、あなたのまわりの景色は決して変わらない
大きな目標に近づくための小さな一歩を、毎日一つずつリストアップしておこう

６．ステップ６　毎日の習慣

整理整頓：毎日必ず行う→さもないと、元の混沌とした状態にふたたび戻る→混沌の状態に戻るのはあっというま
一日の計画をチェックする
- ４．ハートマークのわきに書き込む（いまの自分よりも大きな目標に向かって前進するための予定を毎日少なくとも一つは入れておく。そうしなければ、目の前の景色は決して変わらない）
計画を実行する
- ３．計画に沿って働く
１日の終え方

オフィスを飛び出す前に、５分間時間を取り、「管制塔」の今日のページを開いて、どの程度がんばれたかリストを眺める

１日を振り返り、やり遂げたことに対して自分を褒める
- ４．１日分全部を線で消す→重要なことを忘れていないかという不安から解消され、不安感を残したままにしなくて済む＝リラックスできる　＜＜マーフィーも、「仕事で疲れを感じるのは、やり遂げた仕事に対してではなく、やり残した仕事に対してである」と言っています。確かに、やり終えた仕事に対しての疲労感は達成感があり心地良いのですが、遣り残した仕事があると精神的に疲れますね。＞＞
１日の終わりにデスクを片付ける
- １日の終わりにデスクの上をきれいにしないと、翌日は前日の泥沼に引き込まれ、新たな一日をうまく始められない
もし、また元に戻ってしまったらどうすればいいか⇒気づいた時点ですぐに改めること

＜今日の「これ愉快」＞（こ：根拠、れ：例、ゆ：ユニーク点、か：仮説、い：意見）

こ（根拠）：机上が混沌としていると、資料を探すのに時間が掛かったり、古くなって不要になっている資料と重要な資料との区別がつかず、仕事の能率が落ちてしまう。だから、整理整頓は重要。
れ（例）：整理整頓されていると気持ちも良く、それだけでも仕事の効率が上がる。机上が乱雑だと、多くの仕事が残っていると感じてしまい、モチベーションも下がってくる。良い職人は、どこにどういう道具があるかを知っていて、そのため、仕事を早く正確に終わらせることができる。
ゆ（ユニーク点）：「管制塔」に用件をすべて書き込み、優先順位にそって仕事をしていく。また、「管制塔」には現状維持の仕事だけでなく、将来の自分の目標に対してやるべきことも加える。１日の終わりに、その日の仕事を終えた自分を褒めてあげる。
か（仮説）：１日の終わりに自分の仕事を振り返り、明日に重要なことが残っていないことを確認できるだけでも、精神的に大きく異なる。そのため、必ず優先順位をつけ、その仕事に掛かる時間の見積りを把握しておくことが必要。そして、見積った時間通りに実施できるには、効率よい仕事環境を持つことである。
い（意見）：１日を振り返り、明日のためにもその日のうちに整理整頓する習慣を身につけたい。本書にも比喩として記載されていたが、楽しいパーティーの後の後片付けは、その日のうちに実施しておく方がよく、翌日に片付けるとうんざりした気分になる。仕事も同じ。その日の仕事の後片付けはその日のうちに実施しておきたい。

＜気付き＞
風水等によると、整理整頓は良い気、良い運、良いツキを運んできてくれるそうです。金運とも関係があるそうです。商品が整理整頓されているきれいな店と、乱雑にちらかっている店なら、どちらに入るかというと決まっていますよね。あと、将来の目標のための時間を少しでも日々持たないといけませんね。

＜今日の一言＞
「効率よい仕事、将来の目標を実現するために、整理整頓・優先順位をつけた計画を実施して行こう。一日を振り返る時間をもとう。」

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