第６０回「ＰＭＰ受験対策〜アウトプットから憶えるPMP対策」（その６：コミュニケーション）

使用する本は以下の通りです。
・ＰＭＢＯＫガイド：２０００年版
・Ｐｏｒｊｅｃｔ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ（ＰＭＰ教科書）（翔泳社）
・ＰＭＰ試験実線問題（オーム社）
・よくわかるＰＭＰ認定試験合格対策（技術評論社）
・ＰＭＰ試験対策講座1　基礎編（翔泳社）（→iPOD等に録音し通勤時間等で聞くと良）
・Pmp　Exam　Prep（Rita本）（随時使用）
このブログでは、各プロセスのインプット・ツールと技法・アウトプットを、アウトプットを中心に理解しながら憶えていくことに重点をおきます。
私が考えるアウトプットからみたストーリーを記載しますので参考にして下さい。但し、見るだけでなく、必ず自分なりの言葉で整理しなおし、口に出して憶えてみてください（オートクライン機能を活用してください）。また、他によい憶え方があれば教えてください。
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＜６回目：プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント＞

１．コミュニケーション計画
誰が、いつ、どのような情報を必要とするか、またその情報を誰が、どのように提供するかといった、ステークホルダーの情報とコミュニケーションのニーズを提供すること。

  • ＜インプット＞
    • ①コミュニケーションに対する要求事項：情報のやり取りがＰｊの成功要因となる場合やコミュニケーション不足がＰｊに致命的な欠陥となるところに、Ｐｊの資源を投入すべき。
    • ②コミュニケーション技術
    • ③制約条件
    • ④前提条件
  • ＜ツールと技法＞
  • ＜アウトプット＞
    • ①コミュニケーション・マネジメント計画書：収集と（保管)ファイル構造、配布のしくみ、配布される情報の記述、情報のアクセス方法、情報生成スケジュール（各種コミュニケーションの実施時点）
  • ＜アウトプットの確認＞： ステークホルダーへの情報報告の方法を決めておき、それをコミュニケーション・マネジメント計画書に記載する。
  • ＜ストーリー＞：情報配布と収集の仕組みといったコミュニケーション（内部と外部、公式と非公式、縦方向(組織の上下)と横方法（同僚））の方法をコミュニケーション・マネジメント計画書に記載する。　→何を参考にコミュニケーション・マネジメント計画書を作成するのか（インプット）：ステークホルダーの情報についての要求事項を文書化したコミュニケーションに対する要求事項、情報ニーズの緊急性や技術の利用可能性、プロジェクト要員配置といったプロジェクトに影響を及ぼすコミュニケーション技術の要素　→どのようにしてアウトプットを出すのか（ツールと技法）：ステークホルダーの情報ニーズを分析するためのステークホルダー分析

２．情報配布
必要とされる情報をタイムリーにステークホルダーに提供すること。

  • ＜インプット＞
    • ①作業結果
    • ②コミュニケーションマネジメント計画書
    • ③プロジェクト計画書
  • ＜ツールと技法＞
    • ①コミュニケーション・スキル
    • ②情報検索システム
    • ③情報配布手法
  • ＜アウトプット＞
    • ①プロジェクト記録
    • ②プロジェクト報告書
    • ③プロジェクトのプレゼンテーション
  • ＜アウトプットの確認＞：作業の結果を適宜ステークホルダーに報告するため、作業結果をプロジェクト報告書にまとめて報告する（正式なもの）。また、個人的に記録したメモもプロジェクト記録として報告する。
  • ＜ストーリー＞：プロジェクトの作業結果をプロジェクト報告書や、プロジェクト記録としてステークホルダーに情報配布する。　→何を元にしてプロジェクト報告書を作成するのか（インプット）：プロジェクトの作業結果をもとに、コミュニケーション・マネジメント計画書に従って配布する。　→どのようにしてアウトプットを出すのか（ツールと技法）：情報を正しく受け渡すためのスキルであるコミュニケーション・スキルや、情報を共有するためのツールである情報検索システムを活用する。また、会議やメールといったような情報の配布方法（情報配布手法）を用いる。

３．実績報告
プロジェクト目標の達成に向けて、どのように資源が使われているかに関する情報をステークホルダーに提供するため、実績情報を収集し、配布すること。

  • ＜インプット＞
    • ①プロジェクト計画書
    • ②作業結果
    • ③他のプロジェクト記録
  • ＜ツールと技法＞
    • ①実績レビュー
    • ②差異分析
    • ③傾向分析
    • ④ＥＶ分析
    • ⑤情報配布のツールと技法
  • ＜アウトプット＞
    • ①実績報告書
    • ②変更要求
  • ＜アウトプットの確認＞：実績情報を収集し、収集した情報を分析した結果である実績報告書、プロジェクト状況の分析した結果に必要となった変更要求。
  • ＜ストーリー＞：実績情報を収集・分析した結果をまとめた実績報告書を作成する。　→何を元に実績報告書を作成するのか（インプット）：作業結果をもとにプロジェクト計画書で定義したベースラインとの違いを分析する。　→どのようにしてアウトプットを出すのか（ツールと技法）：プロジェクト状況を把握するために会議を開き実績レビューを行う。また、計画との差異分析、時系列での実績の傾向を分析するための傾向分析、出来高と実際のコストを分析するためのアーンド・バリュー分析、コミュニケーションスキルや情報配布手法といった情報配布のツールと技法を活用する。

＜EVの計算＞（※　全てＥＶを元に計算する（右辺の最初にくるのはＥＶ））

  • コスト差異：ＣＶ＝ＥＶ−ＡＣ
  • スケジュール差異：ＳＶ＝ＥＶ−ＰＶ
  • コスト効率指数：ＣＰＩ＝ＥＶ／ＡＣ
  • スケジュール効率指数：ＳＰＩ＝ＥＶ／ＰＶ

４．完了手続き
プロジェクトの完了を正式なものとするために、プロジェクトの結果を文書化すること。

  • ＜インプット＞
    • ①実績測定に関する文書
    • ②成果物に関する文書
    • ③他のプロジェクト記録
  • ＜ツールと技法＞
    • ①実績報告のツールと技法
    • ②プロジェクト報告書
    • ③プロジェクトのプレゼンテーション
  • ＜アウトプット＞
    • ①プロジェクトの公式記録
    • ②プロジェクトの終了
    • ③教訓
  • ＜アウトプットの確認＞：プロジェクトの完了を正式なものとするために、索引をつけた完全なプロジェクト記録一式であるプロジェクトの公式記録や、スコープの受入れがなされたことを正式文書で確認するプロジェクトの終了。また、プロジェクトを通して得られたことを教訓として纏めておく。
  • ＜ストーリー＞：プロジェクトの完了を正式なものとするためにプロジェクト記録の一式であるプロジェクト公式記録を作成し、プロジェクトの成果物を正式文書で確認しプロジェクトの終了とする。また、次のプロジェクト活動に活用するためにも、プロジェクトを通して得られたことを教訓としてまとめる。　→何を元にプロジェクトの公式記録を作成するのか（インプット）：これまでの実績に対する分析結果を文書化した実績測定に関する文書、成果物を確認するため成果物に関する文書を元にする。　→どのようにしてアウトプットを出すのか（ツールと技法）：実績レビューや差異分析、傾向分析、ＥＶ分析といった実績報告のツールと技法、プロジェクトの作業結果の正式な報告であるプロジェクト報告書などと活用する。


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